Kontrola płatników składek

Jednym z zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest kontrola wykonywania przez płatników składek obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

     Przeprowadzają ją inspektorzy kontroli ZUS, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu przedsiębiorcy.
Inspektor kontroli może rozpocząć działania kontrolne, po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli przedsiębiorcy lub osobie przez niego upoważnionej do reprezentowania go albo prowadzenia jego spraw. Oba dokumenty uprawniają inspektora kontroli do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych, bez potrzeby uzyskiwania przepustki.
     Co może sprawdzić inspektor
     Zakres kontroli może obejmować zarówno zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania oraz opłacania składek, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu, jak i prawidłowość oraz terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych, a także dokonywanie oględzin składników majątku płatnika składek zalegającego z opłatą należności z tytułu składek. W związku z tym, w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, zabezpieczać zebrane dowody, a także zażądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego. Ponadto może legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli, czy przesłuchać świadków. W sytuacji, gdy po wyczerpaniu środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego inspektor może również przesłuchać płatnika składek i ubezpieczonego.
     Obowiązki kontrolowanego
     Natomiast płatnik składek jest zobowiązany nieodpłatnie udostępnić inspektorowi kontroli wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli oraz sporządzić i wydać kopie dokumentów przez niego określonych, a także udzielać wyjaśnień. W sytuacji, gdy dokumentacja finansowo-księgowa sporządzona jest w języku obcym płatnik ma także obowiązek przedstawić kontrolującemu tłumaczenie tych dokumentów na język polski. Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca zalega z opłatą należności z tytułu składek musi udostępnić kontrolującemu do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli.
     Kontrola nie zawsze w siedzibie firmy
Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.
     W uzasadnionych przypadkach czynności kontrolne mogą być wykonywane również w jednostce terenowej ZUS.
     Podsumowanie kontroli
     Ustalenia kontroli inspektor opisuje w protokole kontroli, sporządzanym w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany przedsiębiorca lub osoba przez niego upoważniona do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw.
     W terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu płatnik ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik informowany jest na piśmie.
     Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji w zakresie indywidualnych spraw, od której przysługuje odwołanie do sądu w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia.

Alina Szałkowska
rzecznik prasowy ZUS
oddział w Bydgoszczy