KSeF - obowiązek odbierania i wystawiania e-faktur zbliża się wielkimi krokami - podajemy ważne informacje dla przedsiębiorców i dla rolników

Już za 2 miesiące wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). W związku z tym 24 listopada br. w ŻDK - z inicjatywy US w Żninie - odbyło się jedno ze szkoleń dotyczące KSeF, które prowadziły Katarzyna Marczewska - zastępca naczelnika żnińskiego US oraz Danuta Kania - kierownik obsługi bezpośredniej i Renata Gaczkowska - główny ekspert skarbowy. Na spotkanie licznie przybyli okoliczni przedsiębiorcy oraz rolnicy.

CO TO JEST KSeF?

Krajowy Sysem e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny służący w szczególności do :

• wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF np. nadanie uprawnień księgowej lub uprawnień w ramach tzw. samofakturowania.

KLUCZOWE TERMINY WDROŻENIA 

Obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. - otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF :

• od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF dla wszystkich przedsiębiorców,
• do 31 grudnia 2026 roku można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli suma sprzedaży brutto z wystawionych w danym miesiącu faktur nie przekroczy 10.000 zł. ,
• do 31 grudnia 2026 roku - przedsiębiorcy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
• od 1 stycznia 2027 roku - KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców i wystawiających faktury (ustawowe wyjątki nadal będą obowiązywać).

Korzyści wynikające z korzystania z KSeF to przede wszystkim możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni). System wprowadza jednolity format faktury tzw. fakturę ustrukturyzowaną, co oznacza, że pozycje na fakturze będą stałe. Faktura ustrukturyzowana wprowadza mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktur. System umożliwia stały dostęp do faktur przez 10 lat - bez konieczności ich przechowywania samodzielnie. Wprowadzenie takiego systemu teleinformatycznego to brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur - w KSeF faktura nie zaginie. System umożliwi automatyczne importowanie danych z dokumentów zakupowych do systemu finansowo-księgowego, jeżeli będą zintegrowane z API KSeF 2.0. Wprowadzenie KSeF to także brak obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających. System zapewnia bezpieczeństwo i nienaruszalność danych - jest gwarancją, że treść faktury znajdującej się w KSeF nie ulegnie zmianie.

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO PRACY W KSeF? PIERWSZE KROKI

• Sprawdź od kiedy będziesz objęty obowiązkowym KSeF
• Zdecyduj, jak będziesz korzystać z KSeF czy:

• przy wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów tj. Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację MobilnąKSeF, E-mikrofirmę ,
• przy użyciu dostępnych na rynku komercyjnych programów zintegrowanych z API KSeF 2.0.                          Następnie UWIERZYTELNIJ SIĘ w wybrany następujący sposób:
• osoby fizyczne: profil zaufany, podpis kwalifikowany, certyfikat (wyłącznie w programie komercyjnym),
• podmioty niebędące osobami fizycznymi: pieczęć kwalifikowana, w przypadku braku pieczęci należy złożyć ZAW-FA.

ROLNIK RYCZAŁTOWY A E-FAKTURA - NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE

Faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA będą mogły być, za zgodą dostawcy, wystawiane przy użyciu KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Zatem wystawianie faktur VAT RR w KSeF nie będzie obligatoryjne. Rolnik ryczałtowy będzie mógł, ale nie będzie musiał wskazać nabywcę (podatnika VAT czynnego) jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR.

Jeżeli rolnik ryczałtowy nie dokona takiego wskazania, to nabywca (podatnik VAT czynny) nie będzie wystawiał faktur VAT RR dokumentujących zakup produktów rolnych lub usług rolniczych od tego rolnika w KSeF.

Jeżeli rolnik ryczałtowy wskaże nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany do wystawiania faktur VAT RR przy użyciu KSeF. Wystawienie faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA w KSeF oznacza, że w przypadku wystawienia ww. faktury w KSeF m.in.:

• dokument będzie mógł wystawić podmiot (nabywca) posiadający odpowiednie uprawnienie i uwierzytelniony w systemie,
• fakturze zostanie nadany numer KSeF,
• po wystawieniu faktura VAT RR będzie dostępna w KSeF zarówno dla dostawcy (rolnika ryczałtowego), jak i dla nabywcy (podatnika czynnego).

Warunkiem wystawiania faktur VAT RR będzie posiadanie przez rolnika ryczałtowego numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Dostawca będzie składał oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym z chwilą wskazania w KSeF nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR.

Głównym źródłem informacji o KSeF jest strona: https://ksef.podatki.gov.pl/

W sprawach dotyczących KSeF każdy podatnik może umówić się na indywidualną wizytę w siedzibie Urzędu Skarbowego w Żninie wcześniej dokonując jej rezerwacji poprzez link : https://www.podatki.gov.pl/e-wizyta-w-urzedzie-skarbowym/

Ponadto informację na temat KSeF można pozyskać na ogólnodostępnej infolinii Krajowej Administracji Skarbowej pod numerami: 22-330-03-30 (z telefonów komórkowych i z zagranicy),

• 801-055-055 (z telefonów stacjonarnych).

Po połączeniu należy wybrać opcję „6”, która kieruje do konsultanta obsługującego pytania o KSeF.

Można też napisać mail na adres https://ksef.podatki.gov.pl/kontakt-zadzwon-lub-napisz/ lub wykorzystać opcję chat.

Dorota Kapłońska

fot. Dorota Kapłońska