Zmiany w przepisach o czasie pracy - część 1

     Zmiany w przepisach o czasie pracy - część 1
     Od sierpnia 2013 roku dokonała się dość istotna nowelizacja kodeksu pracy w części dotyczącej przepisów o czasie pracy. Pokrótce postaram się wyjaśnić na czym polegają zmiany, i jak w praktyce je stosować. W części pierwszej zajmę się problematyką okresu rozliczeniowego i rozkładu czasu pracy. W kolejnej części omówię pozostałe.

     Okres rozliczeniowy
     Jednym z istotnych zagadnień problematyki czasu pracy jest okres rozliczeniowy. Okres rozliczeniowy – jak sama nazwa wskazuje – służy do rozliczenia pracownikowi przepracowanego przez niego czasu pracy. Rozliczenia zawsze dokonuje się w ramach danego okresu. Niezgodne z prawem jest rozliczanie pracowników z czasu pracy w kolejnym, lub kolejnych okresach rozliczeniowych. Długość okresu rozliczeniowego może być różna wobec pracowników zatrudnionych w tym samym zakładzie, ale ma on zawsze ten sam początek i koniec wobec pracowników, którzy w danym okresie rozliczeniowym pracują.
     Do tej pory podstawowy okres rozliczeniowy nie mógł przekraczać 4 miesięcy. Jedynie w niektórych kategoriach zawodowych okres ten mógł być przedłużony. W obecnym stanie prawnym jako podstawowy pozostaje nadal okres rozliczeniowy do 4 miesięcy, jednak ustawodawca wprowadził powszechną regulację dopuszczającą możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 129 § 2 K.P. „W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.”
     Przyjęty okres rozliczeniowy, bądź okresy, obok systemu i rozkładu czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest związany układem zbiorowym pracy i nie ma obowiązku opracowywania regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 20 pracowników) wówczas okres rozliczeniowy podaje w tzw. obwieszczeniu.
     Możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się:
     1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125aK.P., albo
     2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
     Kolejnym obowiązkiem jest przekazanie kopii porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy, właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.
     Zatem u pracodawców, u których nie działają organizacje związkowe, aby wprowadzić przedłużony okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, pracodawca jest obowiązany zawrzeć w tej sprawie porozumienie z przedstawicielem załogi. Konieczne jest więc najpierw dokonanie wyboru takiego przedstawiciela przez załogę. Następnie w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia przesłać jego kopię właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. W naszym przypadku jest to Okręgowy Inspektorat Pracy w Bydgoszczy. Przedłużony okres rozliczeniowy powinien być również zapisany w regulaminie pracy, bądź w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie ma obowiązku opracowywania regulaminu pracy.
     Rozkład czasu pracy
     Kolejnym zagadnieniem dotyczącym problematyki czasu pracy jest pojęcie rozkładu czasu pracy. Rozkład czasu pracy to nic innego, jak godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy w danej dobie. Istotą przepisów prawa pracy jest właśnie to, że pracownicy pracują zawsze na podstawie wcześniej ustalonych rozkładów. Rozkłady te mogą wynikać z regulaminu pracy (obwieszczenia), bądź umowy o pracę. Jeśli natomiast pracownik pracuje w takim systemie czasu pracy, który przewiduje różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy (np. system równoważny, bądź praca zmianowa), to jego rozkład określony jest w harmonogramie pracy.
     W dotychczasowym stanie prawnym rozkład czasu pracy powinien być ustalany na dany okres rozliczeniowy. Zatem jeśli pracodawca wprowadził 4 miesięczny okres rozliczeniowy, a pracownicy pracowali na zmiany, to miał obowiązek ustalenia harmonogramów pracy na cały ten okres rozliczeniowy. W obecnym stanie prawnym, zgodnie z art. 129 § 3 K.P. - rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy    w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Rozkładu czasu pracy nie trzeba ustalać, jeśli wynika on z przepisów prawa pracy. Nie trzeba go również ustalać, gdy pracownik świadczy pracę w ramach zadaniowego systemu czasu pracy.
     Indywidualny rozkład czasu pracy
     W praktyce spotykam się często z indywidualnymi rozkładami czasu pracy. Ma to miejsce wtedy, gdy z różnych względów pracownik świadczy pracę w innym rozkładzie, jak pozostali pracownicy. Warunkiem jednak tego, aby uznać dany rozkład za indywidualny, jest pisemny wniosek pracownika. Innymi słowy, pracodawca nie może jednostronnie wprowadzić indywidualnego rozkładu czasu pracy. Musi najpierw wpłynąć wniosek pisemny pracownika. Zgodnie z brzmieniem art. 140 K.P. - „Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.”
     Zmienny rozkład czasu pracy
     Zupełnie nowym rozwiązaniem na gruncie prawa pracy jest uregulowanie problematyki zmiennych rozkładów czasu pracy (art. 1401 K.P.). Do tej pory wielu pracodawców organizowało pracę w takich zmiennych rozkładach czasu pracy, jednak brak było na to podstaw prawnych. Obecnie, w ramach zmiennego rozkładu czasu pracy pracownicy mogą rozpoczynać pracę o różnych godzinach, w ramach dni pracy w tygodniu, bądź doby. Wyróżnić zatem można dwie postacie zmiennego rozkładu.
     Może on przewidywać:
     - różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy, lub
     - przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.
     Obie formy mogą rzecz jasna wystąpić łącznie.
     Do tej pory, praca w zmiennych rozkładach czasu pracy - przy braku odrębnej regulacji prawnej - powodowała kolizję z normami pracy w dobie. Np. jeśli pracownik w danym dniu pracował od godz. 8.00 do 16.00, a następnego dnia przychodził do pracy na godz. 7.00 i pracował do 15.00, to w pierwszej swojej dobie pracował nie 8, ale 9 godzin. Jego doba - 24 godziny liczone od godzi. 8.00 dnia poprzedniego - przecież się nie skończyła. Powstawało zatem roszczenie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. W aktualnym stanie prawnym problem ten został wprost uregulowany w art. 1401 § 4 K.P. Zgodnie z tym przepisem - w rozkładach czasu pracy, o których mowa wyżej, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
     Należy pamiętać, iż wykonywanie pracy zgodnie ze zmiennymi rozkładami czasu pracy, nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.
     Zmienne rozkłady czasu pracy mogą być wprowadzone w takim samym trybie, jak możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, a więc po uprzednim zawarciu porozumienia ze związkami zawodowymi, bądź przedstawicielem załogi. Różnica jest jedynie taka, iż porozumienia w sprawie wprowadzenia tego rozkładu nie przesyła się do inspektora pracy. Ponadto pracodawca może stosować wobec pracownika zmienny rozkład czasu pracy na jego pisemny wniosek, niezależnie od tego, czy zawarł porozumienie w tej sprawie, czy też nie.
     Jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów; w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy.

Krzysztof Krzemień
Inspektor Pracy